Nizzlay - Getting Things Done

OmniFocus 2 met een compactere layout

2014-07-02T00:00:00+00:00

Versie 2 van OmniFocus voor de Mac is inmiddels alweer een tijdje uit. Met een berg nieuwe features, zoals bijvoorbeeld Review en Forecast. Daarnaast is er een geweldige design upgrade.

Maar al sinds de beta van OmniFocus 2 is er veel discussie over de “data dichtheid” van het nieuwe design. Alles nam gewoon teveel ruimte in. Zeker op een wat kleiner scherm, zoals een MacBook Air, heb je hier last van.

Daarom heeft de Omni Group een “hack” uitgebracht. Een verborgen instelling, om de data dichtheid te verbeteren.

Ga naar omnifocus:///change-preference?ContentLayout=compact om over te schakelen naar deze compactere layout.

Of ga naar omnifocus:///change-preference?ContentLayout om de layout weer terug te zetten naar normaal.

Klik op de link, wacht op de melding, en herstart je OmniFocus om het verschil te zien.

Project Templates in OmniFocus

2013-10-29T00:00:00+00:00

Een beetje GTD fanatiekeling heeft een brute GTD app. Ikzelf heb OmniFocus. Één van de meest uitgebreide lijstenbouw apps die er te krijgen is. Super uitgebreid, en toch miste ik iets..

Als je namelijk druk bezig bent met alles wat je in je hoofd hebt op te slaan in een extern systeem kom je al snel tot de conclusie dat je ook checklists en project templates moet hebben. Voor projecten die vaker terug komen, maar niet regelmatig genoeg om er een herhalend project van te maken.

Want je wil 1x nadenken, en vervolgens altijd het project tot in de puntjes perfect uitvoeren. Keer op keer.

Er zijn vrij weinig GTD apps die hier een feature voor hebben (Jammer!). Maar gelukkig zijn OmniFocus gebruikers enorme nerds, en bouwen ze gewoon een script die deze functionaliteit inbouwt.

In dit geval was die nerd: Chris Sauve. Hij heeft een bizar uitgebreid script gebouwd voor templates in OmniFocus.

Wat je ermee kunt doen is vet handig.

Project template kopieren naar een nieuw project
Vervangbare variabelen toevoegen
Meerkeuze variabelen toevoegen
Deadlines laten berekenen
Startdatum laten berekenen
If.. Then.. Logica toevoegen in je template
Bijlages laten toevoegen

Check ook zeker even het video’tje van Chris, waarin hij de mogelijkheden laat zien:

Ik gebruik dit script zelf bijvoorbeeld voor de voorbereiding als ik op trainingskamp ga. Ik ga een paar keer per jaar op (karate) trainingskamp, maar weet niet van te voren wanneer dat is (ga niet elk jaar naar dezelfde, en ze zijn niet altijd op dezelfde data).

Zodra ik me heb ingeschreven voor een kamp klik ik het script aan. Script vraagt me wanneer het kamp is, en hoe het kamp heet. Dan de rest gaat vanzelf. Het script maakt een kopie van mijn template (vooral een paklijst). Berekent de deadline (Een dag vóór het kamp is moet mijn koffer ingepakt zijn). Berekent de start datum (2 weken van te voren check ik even of ik nog inkopen moet doen).

Zo vergeet ik dus nooit iets als ik op kamp ga. En als achteraf blijkt dat ik tóch wat ben vergeten, dan voeg ik het toe aan de template zodat ik het de volgende keer in ieder geval niet vergeet. (Ik ben er onder andere achter gekomen dat het handig is om een kledinghaakje mee te nemen, zodat ik mijn karatepak kan luchten tussen de trainingen door.)

Ik gebruik het template script ook voor blogposts. Één template, voor verschillende sites. Zodra ik het script start voor deze template vraagt hij me voor welke site ik wil schrijven (meerkeuze), en waarover ik ga schrijven. Vervolgens kan ik optioneel aangeven of er een deadline aan vast zit.

Afhankelijk van de gekozen site laat hij bepaalde stappen in het project weg, of voegt er een paar toe. Het is namelijk zo dat ik op mijn eigen site (StrategischLui.nl) zelf posts in kan plannen, en bij Lifehacking.nl moet ik dat aan de redactie overlaten. Als ik dus kies om voor Lifehacking.nl te publiceren staat er dat ik even moet doorgeven dat ik een concept klaar heb staan voor publicatie, terwijl er bij StrategischLui.nl zou staan dat ik de post in moet plannen.

Het aanmaken van die templates is even werk (en je moet even snappen hoe het scriptje werkt), maar als het goed is heb je daar uiteindelijk vaak profijt van.

Referentie items automatisch toevoegen aan je OmniFocus inbox

2013-09-01T00:00:00+00:00

Heb je dat ook wel eens? Je hebt een bestand waarvan je weet dat het referentie is voor een taak in je GTD systeem. Dus je verplaatst netjes het bestand naar een mapje ‘Referentie’, en vergeet het vervolgens. Vervolgens kom je er pas bij je volgende Weekly Review achter dat je natuurlijk ook wel even een taak had moeten aanmaken, en in de notitie van die taak had moeten verwijzen naar dat bestand.

Of andersom. Je ziet een bestand, weet dat er een taak bij hoort en het bestand referentie is. Snel gooi je die taak je OmniFocus inbox in, en vergeet het verder. Later begin je aan de daadwerkelijke taak, maar kan je het bestand nergens meer vinden.

Gaten in je GTD systeem, in beide gevallen.

Gelukkig herken ikzelf dat probleem ook, en ben ik een Lifehacker, dus gaan we dat oplossen. Oplossen met Hazel, en een stukje AppleScript. Zie het als een soort vervolg op het artikel van Jos, hij schreef over “GTD ticklers direct scannen naar Omnifocus (Mac only)”

In Hazel heb ik een regel aangemaakt dat alles wat ik in Finder het label ‘Paars’ geef, wordt verplaatst naar mijn ‘Referentie’ mapje:

Vervolgens maak je in je ‘Referentie’ mapje ook een regel met Hazel. Deze keer wil je alles wat nog paars is, toevoegen aan OmniFocus met behulp van een AppleScriptje, en vervolgens ontdoen van kleur:

De code van het AppleScript wat ik hiervoor heb gebruikt is als volgt:

tell application "Finder" to set fileNaam to (name of theFile)

set TaakNaam to "Nieuw item in referentie: " & fileNaam
set Notitie to "Toegevoegd op " & (current date) & "

."

tell application "OmniFocus"
 tell front document
  set NewTask to make new inbox task with properties {name:TaakNaam, note:Notitie}
  tell the note of NewTask
   make new file attachment with properties {file name:theFile, embedded:false}
  end tell
 end tell
end tell

Vervolgens hoef je nu alleen nog maar bestanden paars te markeren, en dan komt alles goed. Het bestand wordt verplaatst naar je Referentie map, en er komt een nieuw item in je OmniFocus inbox. Compleet met naam, datum, en bestand in de bijlage. Zoiets dus:

Taken aanmaken via QR Codes

2013-07-11T00:00:00+00:00

Vaak zorgen dingen die jij in de ‘echte’ wereld tegenkomt voor nieuwe taken, die je dan natuurlijk in je digitale (cloud gesynchroniseerde) takenlijstje wilt noteren. En in veel van die gevallen gaat het nog om terugkerende dingen ook. Denk bijvoorbeeld aan: Lege batterijen, of een rommelige kledingkast.

Je merkt in je bakje met batterijen dat je batterijen op zijn, dus je moet nieuwe gaan kopen. De taak van nieuwe batterijen kopen zet jij netjes op je takenlijstje, en dan komt alles goed. Of: Eens in de zoveel tijd merk je dat je kledingkast wel eens opgeruimd mag worden, want die is op mysterieuze wijze ‘ineens’ een rotzooi geworden, ook dat noteer je netjes als een project op jouw takenlijstje zodat je er later mee aan de slag kunt.

Best handig toch die digitale lijstjes? Noteren op je telefoon, en dan hoef je het niet meer te onthouden. En dat lijstje synchroniseerd netjes, dus is nog eens overal vandaan te benaderen ook.

Zeker handig. Als je zover bent heb je al een prima basis gelegd voor jouw ‘Geest als Water’. Maar! Met behulp van wat Lifehacken kunnen we het versimpelen.

Het is namelijk zo dat veel van die takenlijstjes apps een zogenaamd ‘URL Scheme’ hebben (op iOS. Geen idee hoe dat op Android zit, maar kan me niet voorstellen dat die achterblijven). Via zo’n ‘URL Scheme’ kunnen apps aangeven dat ze gebruik willen maken van functionaliteiten die in een andere app zitten, bijvoorbeeld voor het aanmaken van een taak.

Via dat ‘URL Scheme’ kan je bijvoorbeeld in Instapaper direct nieuwe items je OmniFocus inbox ingooien. Of een RSS artikel vanuit Reeder direct opslaan in Evernote. Merk jij niets van, heeft de ontwikkelaar al zo voor je gemaakt.

En van die functionaliteit gaan we gebruik maken om het proces van taken uit de ‘echte wereld’ noteren te versimpelen.

Wat je kunt doen is het volgende:

omnifocus:///add?name=TAAKNAAM&note=EXTRAINFO

Waarbij je TAAKNAAM, en EXTRAINFO, natuurlijk wilt vervangen met wat er in je OmniFocus terecht zou moeten komen. Zoiets dus:

omnifocus:///add?name=AA Batterijen Kopen&note=Duracel Procell Alkaline 10 stuks

Maar dan ben je er nog niet. Spaties mogen niet, dus die moet je nog eventjes vervangen met %20. Dan krijg je dit:

omnifocus:///add?name=AA%20Batterijen%20Kopen&note=Duracel%20Procell%20Alkaline%2010%20stuks

Als je die URL opent in Safari wordt je direct doorverwezen naar OmniFocus, en OmniFocus maakt een nieuwe taak voor je aan.

En nu denk je “Mijn god Niels, dit is toch veel meer werk om in safari te typen dan dat ik de daadwerkelijke taak in mijn OmniFocus zou typen?” Klopt helemaal. Maar we zijn pas halverwege met het versimpelen 😉

Wat je vervolgens moet doen is deze URL om laten zetten naar een QR code. Gewoon door het even te plakken in een QR-Code generator

Dan krijg je dit:

Deze blokjes code kan je scannen met je telefoon, en dan vertaalt je telefoon die blokjes naar de URL. Vervolgens probeert hij die URL te openen, herkent dat het gaat om een ‘URL Scheme’ die bij OmniFocus hoort, en geeft het dus netjes door aan OmniFocus. OmniFocus herkent de gegevens, en maakt een nieuwe taak aan met de naam zoals jij die hebt gegeven, en de zet de extra info in de notitie.

Nu hoef je dus niets meer te typen, alleen maar eventjes de blokjes te scannen. Een beetje zoals dat kassameisje het ook met je boodschappen doet met de streepjes codes.

Het enige wat je nu nog hoeft te doen is die QR Code uit te printen en opplakken in je batterijen bakje. Als je bakje dan leeg genoeg is om de QR code te zien scan je hem even, en klaar. Stuk makkelijker, sneller, en stiekem ook gewoon stoerder.

Dus.. Voor welke taken ga jij QR Codes printen? 😄

Draai je To-Do lijstje eens om: Een To-Don't lijstje!

2012-03-28T00:00:00+00:00

Wij lifehackers hebben onze taken prima op orde, alles staat netjes in ons GTD systeem genoteerd. Alles wat we moeten doen tussen nu en 80 jaar. In prima GTD stijl noteren we alles wat in ons opkomt, en hacken al die taken zodat we het ook nog af denken te krijgen. Maar denk je ook wel eens na over de dingen die je echt niet gaat doen? Heb je ook zo’n nette lijst met taken waarvan je hebt besloten je er nooit mee te gaan bemoeien?

Het idee is simpel: Je hebt 1001 ideeen, en uiteraard zijn ze allemaal helemaal geweldig. Maar helaas ben je maar 1 mens, met maar 1 leven, en heb je dus maar ongeveer 80,5 (gemiddelde levensverwachting) * 365,25 (dagen in een jaar) * 24 (uren in een dag) * 60 (minuten per uur) = 42.339.780 minuten te leven. Dus kom je tot de conclusie dat het best wel onmogelijk is om dat allemaal zelf te doen. Dan moet je dus keuzes gaan maken wat je wel en vooral wat je dus niet gaat doen (en eventueel wat je gaat uitbesteden).

Voor zulke situaties wil je dus een “To-Don’t” lijstje. Een lijstje met dingen (vrij breed) waarvan je hebt besloten ze absoluut niet te willen gaan doen. En het liefst zet je daar ook een reden bij zodat je over een paar jaar nog steeds begrijpt waarom je het niet wilt doen, of zodat je kan evalueren dat de situatie voldoende is gewijzigd om het alsnog te overwegen.

Waar het dus op neer komt:

Besluit wat de doelen zijn die jij écht wilt bereiken
Besluit wat je daarvoor moet doen, maak hiervan je takenlijstje (waarschijnlijk heb je dit al)
Besluit welke dingen je vooral niet moet doen, maak hiervan je “To-Don’t” lijstje

Vervolgens neem je dit lijstje gewoon wekelijks mee in je weekly review. Dan controleer je of dingen van je to don’t lijstje niet stiekem toch in je todo lijstje terecht zijn gekomen.

Een greep uit mijn To-Don’t lijstje

Windows: Ik heb besloten dat ik geen moeite ga doen om Windows te snappen voor mijn klanten. Gebruik zelf al héél lang geen Windows en het kost mij dus teveel moeite om te achterhalen hoe daar alles werkt. Het is voor mijn focus (en tijd) een stuk makkelijk om gewoon nee te zeggen tegen sommige klanten.
Android: Heb weinig ervaring met Android, en uit de ervaring die ik heb vond ik het een brak systeem. Heb dus ook besloten hier mijn tijd niet aan te verdoen, daarom zal je van mij nooit tips over Android krijgen
niet-“Getting Things Done”: Vond Getting Things Done al een goed systeem, en nadat ik les heb gehad van meneer David Allen himself was ik er helemaal van overtuigd. Dit systeem is top. En hoewel er ongetwijfeld andere goede systemen zijn, ga ik daar geen aandacht aan schenken
TV: Je zou denken dat TV goed zou kunnen helpen om veel mensen te bereiken. Vast goed voor je marketing en bedrijfsgroei. Dat is ongetwijfeld waar. Maar ik kijk zelf geen TV, en heb zelfs wat tegen bijna alle TV programma’s, dus het zou raar zijn voor mij om daar dan wat mee te gaan doen
Ambtenaren & Loondienst: Eigenlijk iedereen die teveel last heeft van bureaucratie, of waarbij het verdienmodel vast zit in het aantal werkte uren. Als ik hen leer om tijd te besparen, of processen automatiseer, houden ze daar geen extra tijd aan over omdat ze nog steeds van 9 tot 5 moeten werken. Is tegenstrijdig met wat ik wil bereiken (extra vrijheid), dus kan mijn tijd beter stoppen in een doelgroep die meer gebaad is bij mijn diensten

Dit to-don’t lijstje is een bizar goed hulpmiddel bij het maken van keuzes bij kansen die zich voordoen. Zo krijg ik regelmatig commentaar in de richting van “Ja, maar deze app is alleen voor Mac!”, als ik weer eens een tip heb gedeeld. Vroeger ging ik dan uit een soort schuldgevoel een alternatief zoeken voor die mensen die daarover klaagden, tegenwoordig vind ik dat het niet mijn probleem is want ik doe simpelweg geen Windows (en zijn die mensen dus niet mijn doelgroep).